1.0 Objectif:
Expliquer les procédures de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACESI) en matière de mises en candidature et d’élections.

2.0 Historique des révisions
Première version approuvée par le Conseil de l’ACESI en novembre 2011.
Deuxième version approuvée par le conseil d’administration de l’ACESI en mai 2016.

3.0 Personnes/organismes touchés
Les personnes/organismes suivants sont touchés par la Politique des mises en candidature et des élections : le Conseil de l’ACESI, les membres du conseil d’administration, le Comité des mises en candidatures et des prix d’excellence et le personnel du Secrétariat national de l’ACESI.

4.0 Politique
Définir le processus des mises en candidatures et des élections.

5.0 Définitions
S.O.

6.0 Responsabilités
La responsabilité d’assurer l’adhésion à cette politique est partagée par le Comité des mises en candidatures et des prix d’excellence et le Secrétariat national de l’ACESI.

7.0 Procedures
Cette politique explique les procédures de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACESI) en matière de mises en candidature et d’élections. Les sections de cette politique, telles qu’elles apparaissent dans le document, sont les suivantes :

I.        Conditions d’admissibilité
II.      Mise en candidature des candidates et candidats
III.     Échéanciers des élections et des mises en candidature
IV.     Représentantes et représentants au scrutin
V.       Vote
VI.     Résultats des élections et des nominations
VII.   Résultats non valides
VIII. Traitement des plaintes
IX.    Inconduite

I.                      Conditions d’admissibilité

La période de mises en candidature est de mai à novembre chaque année. Les dates exactes seront déterminées par le Secrétariat national de l’ACESI. Si la réunion du Conseil a lieu en personne, les candidatures seront recueillies jusqu’à l’Assemblée générale annuelle au cours du premier jour de la réunion annuelle du Conseil. Si la réunion du Conseil se tient virtuellement, les candidatures doivent être reçues avant celle-ci.

Tout membre du corps professoral ou de l’administration d’une école membre peut se présenter aux élections, conformément aux règlements administratifs.

Les membres de l’Association qui terminent leur mandat à un poste élu et souhaitent se présenter pour un autre mandat (s’ils n’ont pas épuisé tous les mandats de renouvellement autorisés) seront considérés comme admissibles compte tenu de la réussite du processus de mise en candidature, conformément aux règlements administratifs.

Les membres de l’Association actuellement en poste élu qui décident de ne pas terminer leur mandat doivent démissionner de leur poste. Ils doivent aussi démissionner avant d’être nommés à un autre poste. Les démissions écrites doivent être reçues par la directrice générale ou le directeur général au plus tard vingt-quatre (24) heures avant la réunion annuelle du Conseil si les élections ont lieu en personne. Si des élections virtuelles ont lieu, les démissions doivent être reçues avant l’envoi de l’appel de candidatures. L’ACESI communiquera avec ces personnes pour obtenir leur décision.

II.                 Mise en candidature des candidates et candidats

Pour devenir admissibles à une élection, toutes les candidates et tous les candidats éventuels doivent soumettre un formulaire de mise en candidature valide.

Pour être considéré comme étant en règle, le formulaire de mise en candidature devra contenir :

• le nom et le prénom, le nom usuel et la signature de la candidate ou du candidat, ainsi que son école (le cas échéant);
• les coordonnées de la candidate ou du candidat;
• le nom, la signature et l’école de la personne qui propose la candidate ou le candidat.

Le personnel du Secrétariat national doit s’assurer que tous les noms qui apparaissent sur les formulaires de candidature sont ceux des membres officiels d’une école membre.

La présidente ou le président du Comité des mises en candidatures et des prix d’excellence et le personnel du Secrétariat national garderont la connaissance des candidatures dans la plus stricte confidentialité jusqu’à la clôture de la période de mise en candidature. La liste officielle des mises en candidatures reçues à ce jour sera annoncée trente (30) jours avant la réunion du Conseil.

Avant la tenue des élections, chaque candidate et candidat aura la possibilité de fournir une brève déclaration écrite de ses qualifications aux membres du Conseil.

Un vote majoritaire au scrutin secret aura lieu. Les membres du Conseil ratifieront la gagnante ou le gagnant de ce vote.

S’il n’y a qu’une seule candidate ou un seul candidat pour un poste élu, cette personne sera considérée comme acclamée en attendant un vote OUI/NON au cours du processus électoral.

III.               Échéanciers des élections et des mises en candidature

La publicité pour les élections doit être effectuée pendant toute la durée de la période de mise en candidature.

L’annonce comportera les éléments suivants (le cas échéant) : les postes disponibles, les coordonnées du personnel du Secrétariat national, l’ouverture et la clôture de la période de mise en candidature, le lieu de la réunion du Conseil et la date des élections.

La publicité peut être effectuée par l’entremise, notamment, des moyens suivants : le site Web de l’ACESI, les publications générales, les réseaux sociaux, les listes de diffusion par courriel.

La période de mise en candidature est de mai à novembre chaque année. Les dates exactes seront déterminées par le Secrétariat national de l’ACESI.

Si l’élection a lieu en personne, la période de vote reste ouverte pendant au moins une demi-heure. Si l’élection se déroule en ligne, la période de vote restera ouverte pendant au moins trois (3) heures. L’élection aura lieu chaque année lors de la réunion du Conseil.

Les résultats officiels de l’une ou de chacune des élections et des nominations seront rendus publics sur le site Web de l’ACESI.

IV.              Représentantes et représentants au scrutin (si l’élection est tenue en personne)

Jusqu’à quatre représentantes ou représentants au scrutin aideront la directrice générale ou le directeur général des élections dans le scrutin et le dépouillement des bulletins de vote le deuxième jour de la réunion du Conseil. Les représentantes ou représentants au scrutin participeront sans droit de vote aux réunions du Conseil. Le personnel du Secrétariat national les contactera, si possible, avant la réunion du Conseil. Une formation sera dispensée par la directrice générale ou le directeur général des élections concernant la politique et les procédures à suivre lorsqu’en service.

V.                 Vote

Droit de vote

Chaque école membre dûment représentée en personne par sa ou son responsable des sciences infirmières, ou un membre du corps professoral, ou une autre personne désignée (fondé de pouvoir) de l’école dispose d’une voix.

Une école membre peut, au moyen d’une procuration écrite, nommer une ou un fondé de pouvoir de son propre établissement ou d’une autre école membre pour assister et voter en son nom. Pour les élections en ligne : Si vous désignez une ou un fondé de pouvoir provenant d’une autre école membre, veuillez sélectionner une personne qui ne vote pas déjà pour sa propre école de sciences infirmières, car chaque personne votant a une occasion de voter sur les motions et pour l’élection en ligne.

Afin d’être admissible, un fondé de pouvoir doit être un représentant en règle d’une autre école membre.

Le fondé de pouvoir est désigné par le biais du formulaire de procuration prévu à cette fin, qui doit être reçu par le Secrétariat national avant le début de la réunion du Conseil

Les membres du Conseil peuvent détenir un maximum de deux (2) votes par procuration par réunion.

Les votes par procuration ne sont pas inclus dans le décompte du quorum.

Procédure de vote

Si l’élection est tenue en personne : Toutes les urnes doivent demeurer scellées pendant toute la durée du vote.

Pendant la période du scrutin, la directrice générale ou le directeur général des élections conservera les urnes, les listes maîtresses des électrices et électeurs inscrits et les bulletins de vote pour chaque bureau de vote attribué.

Toutes les électrices et tous les électeurs doivent fournir à la représentante ou au représentant au scrutin leur badge nominatif et leur carte de vote avant d’être autorisés à voter.

Les représentantes ou représentants au scrutin doivent s’assurer que les renseignements fournis sur le badge nominatif sont les mêmes que ceux figurant sur la liste principale des électrices et électeurs.

La représentante ou le représentant au scrutin fait une marque permanente sur le nom de chaque électrice ou électeur sur la liste principale des électrices et électeurs au moment de l’émission du bulletin de vote.

Il doit y avoir à tout moment au moins deux représentantes ou représentants au scrutin dans la salle des élections.

Les lieux de scrutin seront désignés par le Secrétariat national.

Les urnes doivent rester bien en vue à tout moment pendant la période du scrutin.

Si l’élection a lieu en ligne : Les résultats du vote resteront confidentiels et un membre du personnel de l’ACESI désigné aura accès aux résultats.

Pour les élections en personne et en ligne : Tout le vote se fait au scrutin secret.

Le quorum pour le vote sera de 50 % + 1 des déléguées et délégués votants présents de l’ACESI. S’il n’y a pas quorum, les élections seront déclarées nulles.

Bulletin de vote

Les noms des candidates et candidats sont classés par ordre alphabétique, comme sur leur formulaire de mise en candidature.

Les bulletins de vote (pour les élections en personne) doivent être sécurisés par la directrice générale ou le directeur général des élections avant l’ouverture des bureaux de vote.

Tabulation et validation des votes

La tabulation commence immédiatement après la clôture de la période de scrutin, lorsque le quorum est atteint.

Pour les élections en personne : Le quorum pour la tabulation est la directrice générale ou le directeur général des élections et l’une des représentantes ou l’un des représentants au scrutin. Toute marque indiquant nettement sur le bulletin une préférence pour l’une des candidates ou l’un des candidats, comme déterminé par la directrice générale ou le directeur général des élections, sera estimée valide et sera comptée.

Après la clôture de la période du scrutin, seuls la directrice générale ou le directeur général des élections et les représentantes et représentants au scrutin ont le droit de manipuler l’une ou chacune des urnes, l’un ou chacun des bulletins de vote ou la liste des personnes ayant droit de vote inscrites de chaque bureau de vote.

Depuis l’ouverture de la première urne jusqu’à l’achèvement et l’approbation du décompte final par la directrice générale ou le directeur général des élections, personne ne peut entrer dans la pièce où l’on tabule les bulletins ou en sortir.

La directrice générale ou le directeur général des élections rendra toutes les décisions relatives aux bulletins annulés.

On comptera les bulletins au moins deux (2) fois, à moins que la directrice générale ou le directeur général des élections, ainsi que les représentantes ou représentants au scrutin présents estiment qu’un second dénombrement n’est pas nécessaire.

Pour les élections en ligne : Un membre désigné du personnel de l’ACESI téléchargera les résultats de l’élection et les fournira à la directrice générale ou au directeur général des élections.

Tout membre du Conseil peut demander un recomptage si la cause est motivée.

VI.              Résultats des élections et des nominations

Les résultats d’une élection seront décidés à la majorité simple des électrices et électeurs ayant droit de vote. Cette décision sera considérée comme exécutoire pour le conseil d’administration et les membres du Conseil.

Les candidates ou candidats ayant obtenu le plus de voix seront considérés comme ayant remporté l’élection. En cas d’égalité, un second scrutin aura lieu. Les noms des candidates et candidats à égalité seront ajoutés à un nouveau scrutin et le vote au scrutin secret aura lieu. Ce processus se répétera jusqu’à ce qu’une personne reçoive la majorité des voix et qu’on puisse la déclarer comme gagnante.

Le Conseil ratifiera les résultats de l’élection par motion pour rendre les résultats officiels. Une motion ultérieure sera présentée pour détruire les bulletins de vote.

Le Conseil ne ratifiera les résultats qu’à la résolution de l’un ou chacun des appels et des différends.

La ratification se fait à la majorité des deux tiers. Le défaut de ratification entraîne une élection nulle. La ratification ne peut faire défaut que pour des infractions à la politique entraînant une injustice dans l’élection, une décision de la directrice générale ou du directeur général des élections ou un quorum non atteint lors du scrutin. Il est impossible d’interjeter appel après que le Conseil ait ratifié le décompte final et les résultats.

Pour les élections en personne : Le Secrétariat national de l’ACESI détruira les bulletins au plus tard vingt-quatre (24) heures après la ratification finale de toutes les élections et nominations.

Pour les élections en ligne : Les bulletins de vote seront supprimés de manière sécuritaire.

VII.            Résultats non valides

Advenant que les résultats de l’une ou chacune des élections ou nominations soient jugés non valides, on tiendra un nouveau scrutin au plus tard deux (2) semaines après ladite décision.

Le nouveau vote sera annoncé par courrier électronique à tous les membres du Conseil et affiché sur le site Web de l’ACESI.

VIII.         Traitement des plaintes

Tout membre de l’Association peut déposer une plainte portant sur tout aspect d’une élection ou nomination de l’ACESI. Toutes les plaintes seront d’abord présentées à la directrice générale ou au directeur général des élections. Les plaintes n’ont pas besoin d’être présentées sous forme écrite. La directrice générale ou le directeur général des élections peut consulter la présidente ou le président du Comité des mises en candidatures et prix d’excellence avant de prendre une décision concernant la plainte. Les plaintes qui nécessitent une enquête plus large ou des dépositions de témoins seront présentées au conseil d’administration pour examen.

IX.              Inconduite

L’inconduite est un comportement inapproprié (intentionnel ou non) ou une faute intentionnelle d’une candidate ou d’un candidat, de sa représentante ou son représentant ou des membres ayant droit de vote. Elle peut inclure, sans toutefois s’y limiter, toute violation de la Politique relative aux élections, du Code de conduite ou des Règlements administratifs de l’ACESI. Toute inconduite doit être signalée à la directrice générale ou au directeur général des élections. S’il s’avère qu’une candidate ou un candidat ou une déléguée ou un délégué ayant droit de vote est responsable d’une mauvaise conduite, elle ou il recevra un avertissement verbal. Si l’inconduite persiste, la personne sera disqualifiée ou perdra son vote pour l’élection.

Approuvé par : le conseil d’administration de l’ACESI
Date : 29 mai 2022
À réviser : Tous les 5 ans

Déclaration sur l’équité, la diversité et l’inclusion

Politique de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières

Au Secrétariat national de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières, nous nous engageons à favoriser l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) dans toutes nos activités. Nous définissons l’EDI comme la création d’une culture qui valorise et accepte les différences, favorise un sentiment d’appartenance, garantit des occasions justes et équitables pour tous et remet en question l’ensemble des croyances, des traditions et des politiques systémiques qui entraînent de la discrimination. Cet engagement est ancré dans notre mandat principal, qui consiste à favoriser une formation en sciences infirmières de haute qualité dans l’intérêt d’une population canadienne en meilleure santé. Nous appliquons une optique d’EDI à l’embauche, à la promotion, à la culture en milieu de travail, aux programmes, aux comités et aux activités, ainsi qu’à notre implication auprès de nos membres et partenaires. Nous affirmons notre engagement à respecter les lois et normes éthiques pertinentes en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.

Notre équipe de direction se consacre à la promotion et à la modélisation des principes de l’EDI. Nous offrirons de la formation et de l’éducation obligatoires à notre personnel, pour garantir une compréhension et une mise en œuvre communes des pratiques de l’EDI. Cette façon de faire nous assurera que les enseignantes et enseignants ainsi que les bénévoles soient pleinement conscients des principes connexes. Nous collaborerons avec des partenaires externes, des communautés et des intervenants pour faire progresser les objectifs en lien avec l’EDI.
Comme la promotion de l’EDI est un processus continu, nous nous engageons à nous améliorer continuellement et à communiquer de manière transparente nos efforts en la matière. Notre personnel, nos bénévoles, nos membres et la communauté seront activement encouragés à nous faire part de leurs commentaires. Les lignes directrices en matière d’EDI, conçues pour en refléter les principes clés, orientent les activités opérationnelles de l’ACESI.

Principes clés en matière d’EDI

Nos lignes directrices en matière d’EDI en milieu de travail et lors des activités et événements de l’ACESI s’appuient sur les principes clés suivants.

1. Égalité des chances
   • Veiller à ce que tous les individus aient des chances égales de participer et de réussir.
2. Impartialité et justice
   • S’efforcer d’instaurer l’impartialité et la justice dans les politiques, les pratiques et les processus décisionnels afin de remédier aux inégalités historiques et systémiques.
3. Inclusion
   • Favoriser une culture inclusive qui valorise et respecte les perspectives, les expériences et la participation de tous les individus, créant ainsi un sentiment d’appartenance pour chaque personne.
4. Représentation
   • Rechercher et promouvoir une représentation diversifiée à tous les niveaux des organisations, y compris aux postes de direction, pour refléter la communauté et les perspectives au sens large.
5. Respect des différences
   • Accepter et célébrer les différences d’identités, d’origines, de cultures, de formes de savoir et d’apprentissage, de capacités et de perspectives, en reconnaissant la richesse qu’elles apportent.
6. Accessibilité
   • Veiller à ce que les espaces physiques, les renseignements et les ressources soient accessibles à tous, en tenant compte des divers besoins et capacités.
7. Sensibilisation pédagogique
   • Offrir une éducation et une formation sur l’EDI pour accroître la sensibilisation, la compréhension et les compétences culturelles des individus au sein de l’organisation.
8. Apprentissage continu
   • Favoriser une culture d’apprentissage et d’amélioration continus pour adapter et faire évoluer les pratiques en fonction de nouvelles connaissances et compréhensions.
9. Obligation de rendre compte
   • Tenir les individus et l’organisation responsables de la création et du maintien d’environnements équitables et inclusifs où des conséquences claires ont été établies en cas de comportements et d’actions discriminatoires.
10. Collaboration
    • Collaborer avec un large éventail de communautés et d’organisations pour comprendre leurs besoins, relever les défis et promouvoir une compréhension mutuelle.
11. Habilitation
    • Habiliter les individus issus de groupes sous-représentés en leur offrant des occasions de diriger, de perfectionner leurs compétences et d’avancer au sein de l’organisation.
12. Équité
    • Rechercher l’équité en éliminant les obstacles systémiques et en fournissant un soutien ciblé aux personnes défavorisées ou marginalisées.
13. Sécurité culturelle
    • S’efforcer d’assurer un environnement culturellement sûr pour tous.
14. Intersectionnalité
    • Reconnaître les recoupements des aspects de l’identité (p. ex. la race, le genre, la sexualité, les handicaps) pour comprendre et répondre aux expériences uniques des individus.
15. Transparence
    • Faire preuve de transparence par rapport aux objectifs, aux progrès et aux défis de l’organisation liés à l’EDI.
16. Prise de décisions éclairée par des données probantes
    • Utiliser les données pour évaluer les progrès dans la réalisation des objectifs de l’EDI, en prenant des décisions éclairées basées sur des données probantes.

Équité, diversité et inclusion

Lignes directrices du Secrétariat national de l’ACESI

Nous reconnaissons que la mise en œuvre des principes en matière d’EDI dans toutes les activités du Secrétariat national de l’ACESI nécessite un engagement continu, une réflexion interne et une volonté d’adapter les pratiques organisationnelles pour créer des environnements véritablement équitables, diversifiés et inclusifs. Les lignes directrices suivantes illustrent notre engagement à appliquer les principes de l’EDI à tous les aspects de nos opérations.

1. Diversité
   • Rechercher activement la représentation des groupes méritant l’équité parmi le personnel, les membres des comités, les évaluatrices et évaluateurs d’agrément, les présentatrices et présentateurs lors des événements de l’ACESI et les bénévoles.
   • Offrir des avantages sociaux adaptés à divers besoins, tels que des horaires de travail flexibles, le travail hybride ou des politiques favorables à la famille.
   • Offrir la possibilité de prendre des jours de congé annuel lors des fêtes religieuses non chrétiennes.
2. Milieu de travail inclusif
   • Mettre en œuvre et maintenir des politiques pour lutter contre et prévenir le racisme, les préjugés, le harcèlement et la discrimination.
   • Élaborer et communiquer un code de conduite qui met l’accent sur le respect et l’inclusion.
   • Encourager l’inclusion de pronoms dans les signatures électroniques du personnel.
   • Fournir des salles de bain non genrées lorsque possible.
   • Mener régulièrement des activités sociales qui favorisent un sentiment d’appartenance parmi le personnel afin de privilégier une culture de travail inclusive.
   • Mettre en place des mécanismes pour signaler et gérer les incidents liés à la discrimination, au harcèlement ou aux préjugés.
3. Rémunération équitable
   • Réviser et ajuster les structures salariales chaque année dans le but d’assurer l’équité salariale.
   • Combler les écarts salariaux fondés sur le genre, la race ou d’autres facteurs démographiques.
4. Formation et perfectionnement
   • Proposer des programmes de formation continue en matière d’EDI pour le personnel à temps plein.
   • Exiger que tous les membres du personnel et du conseil d’administration de l’ACESI suivent une formation sur la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
   • Fournir des ressources de perfectionnement professionnel qui soutiennent l’avancement des membres du personnel issus de groupes sous-représentés.
5. Programmation accessible et inclusive
   • Veiller à ce que les programmes et services de l’ACESI soient accessibles à un public diversifié.
   • Tenir compte des besoins et des préférences des différentes communautés lors de la conception et de la mise en œuvre de programmes.
6. Groupes de soutien et de ressources pour les employées et employés (GSRE)
   • Répondre aux divers besoins du personnel, avec des mesures telles que des horaires de travail flexibles, le travail hybride et des politiques favorables à la famille.
7. Partenariats et engagement communautaire
   • S’engager activement et écouter les besoins des diverses communautés desservies par l’organisation.
   • Établir des partenariats avec un large éventail d’organisations pour étendre la portée et l’impact des programmes.
8. Audits réguliers relatifs à l’EDI
   • Évaluer régulièrement les efforts de l’organisation en matière d’EDI.
   • Utiliser les données et les commentaires pour prendre des décisions éclairées et apporter des améliorations.
9. Communication accessible
   • Utiliser un langage inclusif dans toutes les communications de l’ACESI, soit en anglais et en français.
   • Fournir des renseignements dans plusieurs formats (texte, audio, vidéo, etc.) de manière à satisfaire aux différentes préférences de communication.
10. Apprentissage et amélioration continus
    • Favoriser une culture d’apprentissage et d’amélioration continus en matière d’EDI.
    • Lors de chaque révision annuelle des politiques de l’ACESI en ressources humaines, réévaluer et mettre à jour les pratiques en matière d’EDI en fonction des commentaires et de l’évolution des pratiques exemplaires.

Téléchargez le Politique sur l’équité, la diversité et l’inclusion

1. Introduction :

L’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACESI) est le porte-parole national pour l’enseignement en sciences infirmières. Son mandat consiste à promouvoir une formation en sciences infirmières de grande qualité auprès de ses écoles membres, et à soutenir l’avancement du scholarship en sciences infirmières. L’ACESI offre des services, des programmes et des activités qui promeuvent l’excellence dans le domaine, notamment l’agrément, la formation continue du corps professoral, des examens de certification liés à la pédagogie, la publication de manuels de formation, des conférences, et les programmes de résidence et de mentorat d’infirmières et d’infirmiers formés à l’étranger (IFE).

Des renseignements personnels fournis volontairement par les individus dans le cadre d’activités relatives à l’ACESI sont recueillis. Ces renseignements comprennent notamment les noms, les coordonnées, les détails relatifs à l’adhésion et à la participation aux événements. L’ACESI ne vend pas, n’échange pas, ni ne transfère autrement des renseignements personnels à des parties externes sans le consentement desdits individus, sauf lorsque la loi l’exige. L’ACESI veille à ce que la collecte des données ne soit pas trompeuse et que la manière dont elles sont recueillies et l’objectif de leur collecte demeurent raisonnables.

Cette politique s’applique à toutes les personnes dont les renseignements personnels sont recueillis par l’ACESI.

2. Collecte de renseignements personnels :

Les renseignements personnels recueillis par l’ACESI comprennent des données (p. ex., salaire, pension, vacances payées et évaluations du rendement) sur les candidates et candidats à des postes au sein de l’ACESI et sur les membres du personnel de l’ACESI.

Des données sont également recueillies pour identifier les responsables des écoles membres de l’ACESI, les bénévoles qui contribuent à la prestation des programmes de l’ACESI tels que le programme d’agrément, ainsi que les personnes inscrites auxdits programmes, en plus des données sur les infirmières et infirmiers résidents qui participent au programme de résidence de l’ACESI. Des renseignements relatifs au paiement tels que les cartes de crédit et les renseignements bancaires sont également recueillis. Ces données sont recueillies directement auprès des individus.

3. Fondement juridique du traitement :

L’ACESI étant une organisation nationale, le fondement juridique du traitement des renseignements personnels est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s’applique aux organisations du secteur privé, y compris les associations à but non lucratif.

La LPRPDE comprend une disposition qui permet la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sans consentement pour mener à bien le travail d’une organisation à but non lucratif, lorsqu’il n’est pas pratique d’obtenir le consentement. Les renseignements ne sont ni utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

4. Objectifs de la collecte et utilisation des renseignements personnels :

Les objectifs précis de la collecte de renseignements personnels par l’ACESI sont décrits ci-dessous.

Membres du personnel

• Recruter, embaucher et gérer les membres du personnel, ce qui comprend l’administration de la paie et des avantages sociaux.

Adhésion

• Gérer et tenir les dossiers des écoles membres.

Obligations légales et réglementaires

• Se conformer aux obligations légales et réglementaires, y compris en lien avec les déclarations fiscales et les normes du secteur, et satisfaire aux exigences juridiques.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour se protéger contre les accès non autorisés, la fraude ou d’autres menaces à la sécurité.
• Se conformer aux exigences de déclaration auprès des agences ou autorités gouvernementales, comme l’exige la loi.

Communication

• Faciliter la communication avec les individus en utilisant de divers outils tels que les bulletins d’information, les mises à jour et les annonces importantes.
• Promouvoir les documents, les services ou les causes de l’ACESI.
• Maintenir les abonnements aux plateformes et services en ligne.
• Gérer les relations avec les clients, les fournisseurs ou les partenaires dans le cadre d’ententes contractuelles.

Événements

• Planifier, organiser, et évaluer les événements, les cours, les conférences, les séminaires ou les ateliers, et voir au suivi des inscriptions et des présences.

Collecte de fonds

• Gérer les dons et les contributions financières des donateurs ou des membres.

Recherche

• Effectuer des recherches, des sondages et des analyses de données pour élaborer des produits de connaissances et améliorer les services ou l’efficacité organisationnelle.

Programme d’agrément

• Gérer et conserver les dossiers relatifs aux examens d’agrément.

Programme de résidence

• Tenir des dossiers sur les infirmières et infirmiers diplômés et les préceptrices-mentores et précepteurs-mentors inscrits au programme de résidence de l’ACESI.

Formation et évaluation

• Fournir des services de formation et des examens de certification, et assurer le suivi des résultats scolaires ou des examens.
• Personnaliser des services, des recommandations ou du contenu en fonction des préférences et des comportements individuels.
• Vérifier l’identité des personnes à des fins de sécurité ou de contrôle d’accès.

5. Responsabilité/obligation de rendre compte :

L’ACESI désigne la directrice principale ou le directeur principal de chaque section de l’organisation comme personne responsable de ce qui suit dans son secteur :

• Mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels.
• Établir des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes.
• Former le personnel et lui communiquer de l’information sur les politiques et les pratiques.
• Élaborer des documents d’information pour expliquer les politiques et les procédures.
• Veiller à ce que le but de la collecte de renseignements personnels soit expliqué aux individus.
• Préciser la durée pendant laquelle les renseignements personnels seront conservés.
• Garantir la sécurité des renseignements personnels.
• Veiller à ce que la destruction des renseignements personnels protège leur sécurité.

6. Consentement :

L’obtention du consentement des individus est un principe fondamental en vertu des lois sur la protection de la vie privée et, de manière générale, l’ACESI obtient le consentement libre et éclairé des individus avant que des renseignements personnels ne soient recueillis, et avant de partager les renseignements recueillis sur une personne. Ces derniers sont généralement fournis volontairement par les personnes concernées. Cependant, les références fournies par candidates et candidats aux postes de l’ACESI sont contactées avec le consentement de ceux-ci.

Cependant, selon la LPRPDE, « une organisation ne peut pas, pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service, exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées ». Ainsi, elle permet la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sans consentement dans le but d’effectuer le travail d’un organisme à but non lucratif lorsque l’obtention du consentement est peu pratique et que les renseignements ne sont ni utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Des formulaires de consentement officiels et signés sont utilisés dans les programmes d’agrément, le programme de résidence et le programme de mentorat des infirmières et infirmiers formés à l’étranger. L’ACESI informe les individus de leur droit de retirer leur consentement à tout moment.

7. Mesures de sécurité :

Des mesures de sécurité appropriées sont appliquées pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Certaines données relatives aux membres du personnel sont partagées avec Universités Canada, l’organisation engagée pour fournir des services de ressources humaines à l’ACESI; certaines données relatives aux membres du personnel et aux fournisseurs de services sont partagées avec Andrews & Co., un cabinet comptable engagé pour fournir des services comptables à l’ACESI; et certaines données personnelles sont partagées avec NOVA, une entreprise fournissant à l’ACESI des services de soutien numérique et informatique.

Selon la nature des données personnelles, les méthodes de protection sont les suivantes :

• Mettre en place des mesures physiques, notamment des classeurs verrouillés, et assurer un accès restreint aux bureaux. Instaurer un système d’autorisations de sécurité et de limitation de l’accès en fonction du « besoin de savoir ».
• Utiliser des mesures technologiques, y compris l’utilisation de mots de passe et du chiffrement.
• Former le personnel sur le maintien de la confidentialité des renseignements personnels.
• S’assurer que les méthodes d’élimination ou de destruction des renseignements personnels empêchent les parties non autorisées d’accéder aux renseignements (c’est-à-dire utilisation de déchiqueteuses, suppression des renseignements de carte de crédit et bancaires une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, etc.).

8. Accès et correction :

Sur demande, les membres du personnel seront informés de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels et auront accès à ces renseignements. Toute personne pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements et les faire modifier.

9. Révisions :

La politique de confidentialité sera révisée tous les cinq ans et pourra être mise à jour si nécessaire.

10. Coordonnées :

Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de gestion des données, veuillez communiquer avec la directrice générale de l’ACESI, Cynthia Baker, par courriel au cbaker@casn.ca, ou par téléphone au 613 235-3150.

Mise à jour et approuvée : 20 mars 2024
Remplace la politique datée de mai 2004

Téléchargez le Politique de confidentialité

1. Objectif

L’objectif de cette Politique en matière de déclarations publiques (la « Politique ») est d’identifier les
circonstances et le contexte dans lesquels l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières
(ACESI) émet des déclarations publiques.

2. Définitions

Déclaration publique : Une déclaration publique est une déclaration écrite officielle rédigée par la
présidente ou le président de l’ACESI ou en son nom, destinée à la société dans son ensemble comme
public principal. Ce document sera distribué aux décideurs politiques, aux médias et au grand public (et parlera au nom et avec tout le poids de l’ACESI) pour aborder, contextualiser ou attirer l’attention sur des questions ou des événements qui se déroulent dans la sphère des valeurs et de l’expertise de l’ACESI, en rapport avec la condition humaine dans son ensemble.

3. Considérations

L’ACESI pourrait émettre une déclaration publique dans les circonstances suivantes :

• Lorsque des tragédies sociétales résultant de violations des principes humanitaires universels,
  de la compassion humaine, de la décence et du bien-être touchent les soins infirmiers ou la
  formation en sciences infirmières.
• Pour l’empathie en cas de catastrophes, lorsque ces catastrophes ont une base ou un effet sur la
  formation en sciences infirmières.
• À la suite d’événements de racisme violent, de misogynie ou de toute forme de sectarisme ou
  de haine ayant un impact sociétal sur le bien-être public et les aspirations de la formation en
  sciences infirmières.
• Lorsqu’un énoncé apporterait quelque chose de nouveau au discours, comme de nouvelles
  idées sur la formation en sciences infirmières, des suggestions sur la façon d’aller de l’avant, ou
  comment l’ACESI sert ou servira d’exemple en faisant les choses différemment.

L’ACESI n’émettra pas de déclaration publique dans les circonstances suivantes :

• Lorsque les déclarations publiques impliquent ou sont censées constituer un consensus
  d’opinion et d’idéologie parmi ses membres.
• Lorsque l’ACESI a déjà et récemment émis une déclaration publique sur un sujet identique.
• Lorsque cela n’est pas jugé dans l’intérêt fondamental de l’ACESI.

4. Procédure

Dans le cas où un membre de l’ACESI, un membre du conseil d’administration ou un groupe d’intérêt de l’ACESI souhaite que cette dernière envisage de faire une déclaration publique, les étapes suivantes doivent être respectées : contacter la directrice générale ou le directeur général par écrit et s’identifier, indiquer la raison pour laquelle l’ACESI devrait faire une déclaration publique ainsi que ce qui devrait y être inclus. Si un groupe d’intérêt de l’ACESI présente la demande, celle-ci doit être présentée par la présidente ou le président du groupe, qui doit confirmer que la demande a été approuvée par la majorité de ses membres.

Après avoir reçu les renseignements nécessaires, la directrice générale ou le directeur général de l’ACESI soumettra la demande pour une déclaration publique lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.

Le conseil d’administration de l’ACESI, à sa seule discrétion, décidera si l’ACESI émet une déclaration publique.

5. Révision

Les aspects qui déterminent cette politique sont subjectifs et ancrés dans un temps et un lieu
particuliers. Une approche universelle aura inévitablement ses limites et pourrait s’avérer inadéquate. Pour ces raisons, cette politique sera révisée tous les deux ans et sera sujette à discussion et amélioration par le conseil d’administration de l’ACESI, à la demande d’un membre du conseil d’administration, le cas échéant.

6. Date d’approbation

26 mai 2024

7. Date de révision

26 mai 2026

Téléchargez le Politique en matière de déclarations publiques

1.0      Objectif

Cette politique vise à garantir que toute propriété intellectuelle créé par l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACESI) sera utilisée et développée au profit des créateurs, de la formation en sciences infirmières et du public.

2.0      Historique des révisions

La première version de cette politique a été adoptée par le Secrétariat national de l’ACESI en février 2011.

La deuxième version de cette politique a été adoptée par le Secrétariat national de l’ACESI en janvier 2024.

3.0      Politique

L’ACESI détient les droits d’auteur de tous les documents, livres, vidéos, images, présentations, contenus de cours, sceaux, logos et autres contenus créés par les membres du personnel de l’ACESI ou par des personnes ou organismes mandatés. Le contenu de l’ACESI ne peut pas être distribué, imprimé, réutilisé, modifié, copié ou autrement géré sans la permission ou l’approbation explicite de l’ACESI. Des exemples d’éléments de propriété intellectuelle de l’ACESI comprennent notamment :

• des logos;
• des livres et d’autres publications;
• du contenu, des sceaux et des certificats relatifs aux examens d’agrément;
• du contenu et des certificats relatifs aux cours;
• des cadres, des lignes directrices et des trousses d’outils;
• des certificats des écoles membres de l’ACESI.

4.0      Exceptions

Les articles publiés dans la revue Quality Advancement in Nursing Education – Avancées en formation infirmière sont publiés sous licence Creative Commons CC BY-NC-ND. Selon les conditions d’utilisation, les lecteurs sont autorisés à télécharger, imprimer ou partager les articles de la revue QANE-AFI; cependant, les articles ne peuvent être ni modifiés ni utilisés à des fins commerciales et l’on doit faire mention des auteures et auteurs. De plus amples renseignements sur la licence Creative Commons sont disponibles sur leur site Web. Les auteures et auteurs des articles de la revue QANE-AFI conservent leurs droits d’auteur sans restriction lorsqu’ils publient des articles.

Les travaux commandés par l’ACESI sont parfois financés par des sources externes. En vertu des ententes de financement, les sources de financement doivent être mentionnées dans toute documentation publique.

Les questions au sujet de l’utilisation de contenu étant la propriété de l’ACESI doivent être envoyées au Directeur principal, Communications de l’Association.

5.0      Responsabilités

Le Secrétariat national de l’ACESI a la responsabilité de s’assurer du respect de cette politique.

Téléchargez la politique de droit d’auteur et de propriété intellectuelle